Кликайте и смотрите видео прямо сейчас!

Принципы тайм-менеджмента и способы управления своим временем

Тайм-менеджментом называют свод принципов и правил, позволяющих эффективно распределять время и выполнять больше задач за меньший срок. Уметь управлять временными ресурсами нужно не только менеджерам, но и людям других профессий.

Тайм менеджмент- управление своим временем

Рационально распределяя часы и минуты, можно находить время на активный отдых, хобби и общение с семьёй.

Польза распределения времени

Жить с ощущением постоянной нехватки времени не очень приятно и к тому же вредно для нервной системы. Человек, который постоянно торопится и всё равно ничего не успевает, находится в состоянии стресса, а от него недалеко и до депрессии.

Жизненное пространство нужно очищать не только от хлама, но и от так называемых пожирателей времени.

Прекращая заниматься ненужными делами, можно найти возможность делать то, что действительно нравится и приносит пользу. Быстрый темп жизни диктует свои правила, и многим просто некогда подумать о том, что можно что-то улучшить. Одно из определений тайм-менеджмента гласит, что это наука о том, как работать меньше, а успевать больше.

Начинать нужно с главного: найти несколько свободных минут и проанализировать ситуацию. Затем понять, что дальше так жить нельзя, пора повышать личную эффективность и учиться тратить временные ресурсы грамотно. Учёные уверяют, что обдуманный подход к делам позволяет освободить не часы, а дни и даже месяцы, которые можно прожить насыщенно, ярко и разнообразно.

7 принципов эффективного человека

Пытаясь контролировать свободное время, человек сталкивается со сложностями, обусловленными непониманием принципов тайм-менеджмента.

 основные правила тайм менеджмента

Они придуманы не случайно, а в результате наблюдений за эффективностью сотен и тысяч сотрудников предприятий, работающих в разных условиях.

Зная, как правильно составлять план действий, в какой последовательности выполнять дела и что делать, если не получается успеть всё сразу, любой может повысить личную эффективность в несколько раз.

Тактическое и стратегическое планирование

От правил тайм-менеджмента есть польза и дома, и на работе. Когда человек не знает, что он будет делать сейчас или через полдня, сложно ждать эффективности. Многие это понимают и составляют распорядок дел на день или неделю. Чаще всего этим и ограничиваются, не пытаясь упорядочить жизнь настолько, чтобы знать, чем они будут заниматься в следующие несколько месяцев и лет.

Не стоит жалеть времени, потраченного на составление плана, ведь оно оправдается с лихвой. Эффективность ощутимо повысится, даже если человек и раньше следовал должностной инструкции. Есть много моментов, которые невозможно учесть в рамках внутренних документов предприятия, а различные мелочи значительно снижают производительность труда.

Фрилансеры — отдельная категория людей, которым необходимо понимать, что такое тайм-менеджмент и как контролировать время. Без чёткого плана легко не заметить, как потерянные минуты и часы складываются в месяцы. Аспекты управления своим временем, которые следует взять за основу:

Time management

  1. Письменная фиксация целей и задач. Когда информация есть на бумаге или мониторе, она лучше воспринимается мозгом.
  2. Составление распорядка на каждый день. Имея перед глазами список дел, будет проще контролировать процесс выполнения. Можно вычёркивать задачи по мере завершения.
  3. Разделение объёмных задач на несколько мелких. Это называется «есть слона по кусочкам». От понимания, что нужно выполнить колоссальное количество работы, и это будет всего один проект, могут опуститься руки. Легче выделить несколько этапов и вычёркивать их после завершения.

Конкретные формулировки

Грамотная постановка целей предполагает умение чётко сформулировать цель. Также нужно научиться выполнять декомпозицию — переход от общего к частному.

 основы тайм менеджмента

Этапы задачи должны быть такими же конкретными, как целое.

Проще понять на примере. Когда перед сотрудником поставлена задача увеличить объём продаж на 40%, её придётся разбивать на несколько частей.

Просто так цифры не вырастут, а значит, придётся сделать следующее:

  • скорректировать цену на некоторые позиции;
  • определить, какие торговые точки работают менее эффективно, и повлиять на ситуацию (этот пункт можно разбить ещё на несколько подпунктов);
  • провести промоакции;
  • дать рекламу;
  • пересмотреть ассортимент, убрать или добавить некоторые позиции.

Этот принцип time-менеджмента работает в любой отрасли и в быту, его можно применять для управления рабочим и свободным временем.

Составление плана действий

Кратко записывать текущие задачи можно в виде обычного списка, не сортируя их по критериям, но есть более грамотный подход. Цели будут яснее, если разгруппировать их с учётом очерёдности, прописав для каждой, сколько времени потребуется. Например, строительство дома — масштабное дело. Разбивка на пункты показывает, что нужно осуществить несколько основных действий:

Принципы тайм менеджмента

  • разметить участок;
  • выкопать котлован;
  • залить фундамент;
  • возвести стены;
  • обустроить кровлю;
  • установить двери и окна;
  • выполнить черновую отделку;
  • подключить коммуникации и так далее.

Это условный пример, потому что до начала строительства нужно закупить материалы (все или часть) и сделать многое другое.

Такой подход даёт возможность сэкономить время благодаря двум факторам:

  • когда есть наглядный план, участники работ быстрее понимают, что от них нужно;
  • имея перед собой чёткую задачу, человек меньше отвлекается в процессе работы, так как усилия сконцентрированы на достижении результата.

Расстановка приоритетов

Среди всех дел, для которых не предусмотрена очерёдность, можно выделить самые важные и менее значимые. С непривычки сложно научиться расставлять приоритеты, так что придётся попрактиковаться. Один из инструментов предполагает разделение задач по важности. Каждой группе присваивается буква от A до D. Выполнять их нужно в порядке убывания значимости.

  time менеджмент

Более эффективный инструмент предлагает Брайан Трейси. Он уверяет, что человеку свойственно откладывать самые трудные действия. В результате приходится жить в постоянном стрессе, так как впереди маячит неприятное дело, а постепенно количество нерешённых задач увеличивается. Выход есть: начинать день с «поедания лягушки» — выполнения того, за что не хочется браться, но надо.

Принцип Парето — ещё один подход, которым удобно применять для управления временем. Опытным путём учёный установил, что 20% действий приносят 80% результатов. Остаётся вычленить самую эффективную часть и сконцентрироваться на ней. Метод подходит для владельцев бизнеса и наёмных менеджеров, которым нужно повышать эффективность труда персонала.

Обычные люди могут воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, политического деятеля и весьма успешного человека. Он придумал делить дела по важности и срочности. Любая задача может быть определена как важная или неважная, срочная или несрочная. Всего получается 4 категории. Срочные и важные задачи — то, что требует безотлагательного решения, или «сектор пожара». Это кризисные ситуации, последствия форс-мажоров или чьей-то халатности. С ними следует разбираться в первую очередь.

Следующий сектор — важные, но не срочные задачи. Нужно учиться строить свою жизнь так, чтобы приходилось выполнять дела только из этого сектора, не допуская их перехода в «пожарный».

Срочные, но не слишком важные задачи тоже нужно делать, но их лучше поручить подчинённым (если они есть) или кому-то из близких.

Не очень важные и несрочные действия можно убрать из списка. От них нет пользы, это и есть «пожиратели времени». За счёт этого сектора можно освободить время, которого так не хватает на главное. Матрицу Эйзенхауэра удобно представлять в виде таблицы, куда стоит заносить задачи на каждый день.

Фокусировка на важном

Сконцентрировать усилия на достижении значимых целей получится только в том случае, если обучиться двум вещам. Без этого не получится разгрести накопившиеся завалы дел и повысить эффективность.

Тайм менеджмент определение

Первое — навык делегирования. Если делать рутинную и утомительную работу самому, силы быстро закончатся. Будет правильнее переложить часть задач на подчинённых или научиться нанимать исполнителей.

Пример: самостоятельная починка крана в ванной займёт время, за которое можно заработать больше, чем стоимость услуг сантехника. Если это так, стоит его пригласить, а когда собственное время стоит дешевле, можно заняться починкой самостоятельно, сэкономив тем самым деньги. Такой подход работает во всём, и не стоит бояться превратиться в робота, подсчитывающего каждый шаг.

Второй навык — способность тактично говорить «нет». Есть люди, которые считают, что им все обязаны помогать, причём безвозмездно. Помощь должна быть разумной, и приходить на выручку стоит так, чтобы это не было в ущерб себе. Иначе вместо эффективного и успешного человека можно быстро стать тем, на ком «везут». Пример: соседу не с кем поговорить, и он любит отнимать время у других, так как своего у него в избытке. В такой ситуации уместно отказаться от задушевной беседы, сославшись на занятость.

Если нет возможности делегировать не очень важные дела, рекомендуется делать их в то время, когда на выполнение сложных задач не осталось сил. Так, прослушать урок из обучающего курса можно в общественном транспорте, а ответить на письма — перед сном.

Анализ и создание собственных правил

Не существует людей, которым подходят все правила. Всегда одни вещи оказываются эффективными, другие дают средний результат, а третьи не работают. Важно найти то, что откликается и приводит к результату. Первое время придётся анализировать каждый прожитый день, отметать подходы, которые не сработали, и брать на заметку то, что принесло плоды. Со временем выстроится собственная система управления временем.

Как управлять временем

Не стоит считать приведённые принципы догмами — их можно подстраивать под себя с учётом характера режима работы и иных обстоятельств. Главное — уяснить суть: временем можно и нужно управлять, и всегда есть резервы для самосовершенствования.

Иногда стоит просто перестать делать что-либо и посмотреть на свою жизнь со стороны. Так ли идут дела, как задумано? Что не соответствует ожиданиям? Где есть резервы для повышения эффективности? Каковы слабые места? Проведя анализ, нужно скорректировать ситуацию. Только так можно повысить личную эффективность и начать успевать больше, чем обычно.

Правильный отдых

Жизнь не должна состоять только из работы, и освоить тайм-менеджмент стоит для того, чтобы найти время на полноценный отдых. Между бизнес-задачами должны быть перерывы, и желательно отводить на них время, составляя список задач. Один из известных специалистов по тайм-менеджменту говорит, что если бы он не вписывал в свой график игру в гольф, на неё никогда не нашлось бы времени.

Кроме отдыха, есть ещё занятия с детьми и различные бытовые дела, которые тоже необходимо включить в план. Обязанности по дому лучше поручить менее занятым членам семьи, и желательно обустроить быт так, чтобы на него уходило мало времени. Нельзя выкраивать часы для работы, забирая их у сна или еды — рано или поздно это обернётся заболеванием.

Правильный тайм-менеджмент предполагает, что человек успевает продуктивно работать и полноценно отдыхать, в том числе заниматься спортом, путешествовать, уделять время хобби. Похвально, если работа и любимое дело совпадают, но даже в этом случае нужно регулярно переключаться, чтобы были задействованы разные участки головного мозга.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Нажимая на кнопку "Комментировать", Вы даете согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаете политику конфиденциальности.